HiX-implementatie in een huisartsenpraktijk
Format Communicatieplan HiX voor de Huisartsenzorg
Jullie stappen over op HiX. Gefeliciteerd! Want dat is wéér een stap naar betere zorg. Maar hoe vier je dit feestje? Welke slingers hang je op? Wie informeer je over deze verandering? En… hoe dan?! Met het communicatieplan (hiernaast te downloaden) geven wij u handige handvatten om uw huisartsenpraktijk én de buitenwereld optimaal voor te bereiden op jullie nieuwe EPD.
Aan de slag! Wij geven u alle informatie die u nodig heeft om iedereen warm te maken voor HiX. Bovendien vindt u in de communicatietoolkit, ook wel toolkit, voorbeelden van materialen die u meteen kunt inzetten. Waar wacht u nog op? Aan de slag!
Vragen of advies nodig? Neem contact met ons op via communicatie@chipsoft.nl of bel 020 - 49 30 000 en vraag naar Annemijn Bos of Emma Hofstra (afdeling communicatie). Wij helpen u graag!
Aan de slag met de communicatiemiddelen
Banner 'Vernieuwd patiëntensysteem'
Een nieuw huisartseninformatiesysteem brengt veel veranderingen met zich mee. Niet alleen voor de medewerkers van uw praktijk die met het nieuwe HIS gaan werken, maar ook voor patiënten. Informeer daarom uw patiënten tijdig over het vernieuwde patiëntensysteem, zodat zij meer begrip hebben voor eventueel langere wachttijden of het niet kunnen opvangen van spoedgevallen. Ook luisteren zij wellicht extra aandachtig wanneer u aan de balie uitleg geeft over het nieuwe patiëntenportaal. De banner die hiernaast getoond wordt, kunt u inzetten om patiënten te informeren over de komst van het nieuwe - in de volksmond - patiëntensysteem. Plaats hem goed zichtbaar in de ontvangst- of wachtruimte van uw praktijk!
Sneltoetskaartje voor praktijkmedewerkers
Met de sneltoetsen in HiX kunt u sneller door HiX navigeren. Handig voor uw praktijkmedewerkers om op de werkplek neer te leggen en direct te raadplegen. Download het sneltoetskaartje hiernaast, print hem uit of bestel via communicatie@chipsoft.nl een gedrukte versie die langer meegaat. Geef het gewenst aantal kaartjes en het afleveradres even door, zodat u ze snel in huis heeft.
Communicatiemiddelen gericht op het patiëntenportaal
De adoptie van het patiëntenportaal door uw patiënten valt of staat met heldere communicatie over het portaal. Wij stellen diverse middelen beschikbaar om patiënten zo volledig mogelijk te informeren over de functionaliteiten en voordelen van het portaal. Denk aan video's, baliekaartjes, banners, een voorbeeld wachtkamerscherm, voorbeeldteksten voor communicatie over het portaal richting uw patiënten etc. Scroll naar beneden en u vindt enerzijds middelen die u een-op-een kunt overnemen en anderzijds voorbeelden die u geheel eigen kunt maken.
Veilig inloggen op het portaal
DigiD en Yivi zijn hulpmiddelen om patiënten veilig te laten inloggen op het patiëntenportaal van uw huisartsenpraktijk. DigiD is het meest bekende hulpmiddel. Yivi is onder patiënten wellicht minder bekend. Alle communicatiemiddelen die wij aanbieden zijn beschikbaar in zowel een DigiD- als Yivi-variant. In de voorbeelden die hieronder zijn weergegeven is DigiD in de tekst opgenomen. Omdat Yivi soms meer uitleg vraagt over bijvoorbeeld hoe Yivi te installeren, bieden wij op een aparte pagina alle Yivi-materialen aan. Zo ziet u in een oogopslag de informatie die voor u relevant is.
Heeft u een idee of wens over materiaal dat wij nog niet aanbieden? Laat het ons weten en wij denken graag met u mee om dit te realiseren.
Video: 'Meer regie over uw zorg'
Onderstaande video kunt u een-op-een overnemen en direct inzetten om uw patiënten te informeren over het patiëntenportaal. In deze video leggen we uit wat de voordelen zijn van het patiëntenportaal en laten we een aantal functionaliteiten zien. Bekijk de video hieronder of download de zipfiles met of zonder ondertiteling. Onder deze video delen we ook vier korte video's met meer uitleg over een aantal functionaliteiten binnen het patiëntenportaal.
Tip: Deel de video op uw website, in de wachtkamer op het wachtkamerscherm en in een e-mail die u deelt onder patiënten om hen te informeren over de mogelijkheden van het patiëntenportaal. Verderop in de toolkit vindt u voorbeeldteksten voor uw website en brief/e-mail.
Korte uitlegvideo's over functionaliteiten binnen het patiëntenportaal
Onderstaande korte uitlegvideo's kunt u een-op-een overnemen en direct inzetten om uw patiënten te informeren over specifieke functionaliteiten binnen het patiëntenportaal. We laten zien hoe uw patiënt zelf makkelijk online zaken kan regelen via het patiëntenportaal, denk aan: inzage in het dossier, een afspraak maken, een herhaalrecept aanvragen en een e-consult starten. Bekijk de video's hieronder of download de zipfiles. Tip: Deel deze video's op uw website, in de wachtkamer op het wachtkamerscherm en in een e-mail die u deelt onder patiënten om hen te informeren over de mogelijkheden van het patiëntenportaal.
Creëer bewustwording voor het portaal onder uw patiënten
Wij bieden diverse middelen aan die we op maat voor u kunnen maken. Zo kunt u patiënten aan de balie op de hoogte stellen van het nieuwe patiëntenportaal door baliekaartjes uit te delen met hierop kort de voordelen van het portaal benoemd en uitleg over het inloggen. De URL van uw portaal en uw logo nemen we mee in het design. Hetzelfde geldt voor de banner 'Regel zelf uw zorg' die u in de wachtkamer kunt plaatsen. Daarnaast bieden we een voorbeeldtekst aan die u naar wens kunt overnemen om zelf een brief of e-mail samen te stellen waarin u patiënten informeert over de komst en mogelijkheden van het patiëntenportaal. Hieronder vindt u alle drie de voorbeelden.
Flyer met informatie over het patiëntenportaal
In de wachtkamer van de praktijk kunnen patiënten zich alvast inlezen over de mogelijkheden van het portaal via de flyer patiëntenportaal. Misschien weet men nog niet van het bestaan van het portaal of heeft men aanvullende vragen die direct aan de balie gesteld kunnen worden. De flyers kunnen op maat gemaakt worden per praktijk. Wij vervangen dan de QR-code en logo (zie voorbeeld flyer) en sturen het gewenst aantal flyers op. Het is ook mogelijk om een digitale variant te ontvangen. Deze kunt u bijvoorbeeld delen op uw website of als bijlage meesturen in een informatieve mailing over het patiëntenportaal.
Wilt u flyers aanvragen? Stuur ons een e-mail via communicatie@chipsoft.nl en wij helpen u graag verder.
Hoe in te loggen op het portaal?
Wilt u patiënten die aan de balie komen gemakkelijk voorzien van informatie over hoe men kan inloggen op het portaal? Leg de baliekaartjes voor het grijpen neer. Zo heeft men, eenmaal thuis of onderweg, direct die informatie paraat die nodig is om in te loggen op het patiëntenportaal. Daarnaast kan u de inloginstructie over het inloggen met DigiD downloaden indien hier vragen over zijn.
Wilt u baliekaartjes aanvragen? Stuur ons een e-mail via communicatie@chipsoft.nl en wij helpen u graag verder.
.png)
Informeer uw patiënten via het wachtkamerscherm
Wilt u uw patiënten via het wachtkamerscherm in de praktijk informeren over de mogelijkheden van het patiëntenportaal? Download dan het voorbeeld wachtkamerscherm hiernaast.
Sidenote! Vergeet niet de URL van uw patiëntenportaal in te vullen in het voorbeeld wanneer u het voorbeeld een-op-een overneemt.
Voorbeeldtekst websitepagina
Vragen die uw patiënten hebben, zoals ‘wat is een patiëntenportaal?’, ‘welke voordelen biedt het mij?’, ‘hoe kan ik inloggen?’ en ‘waar kan ik terecht met vragen?’ kunt u vooraf al beantwoorden door uw website te voorzien van de juiste informatie. Dit is dé plek waar u altijd naar kunt verwijzen bij vragen. Wij helpen u hierbij!
In het ontwerp hiernaast ziet u een voorbeeld van een websitepagina met informatie over het portaal. Het voorbeeld dient als inspiratie voor de inrichting van uw eigen website. Download het voorbeeld voor een betere weergave.
Tip: Zorg dat de basisinformatie over het portaal snel en gemakkelijk op uw website terug te vinden is. Dit kost in het begin misschien meer tijd, maar levert u uiteindelijk veel tijdwinst op. Maak ook gebruik van afbeeldingen op uw website. Heeft u geen afbeeldingen? Wij hebben een aantal afbeedlingen beschikbaar. Stuur ons een e-mail via communicatie@chipsoft.nl en wij helpen u graag verder.
FAQ's!
Wij kunnen ons voorstellen dat u als huisarts, doktersassistent, praktijkmanager of praktijkondersteuner veel vragen heeft over HiX of de ingebruikname van HiX. Via onderstaande downloads bieden we diverse FAQ's aan gericht op verschillende doelgroepen. Is uw vraag nog niet beantwoord? Stel hem direct aan ons via communicatie@chipsoft.nl.
GO-live dag!
Na maanden voorbereiden is het dan zover. Uw praktijk gaat live met HiX! Om uw medewerkers te verrassen en te bedanken voor al hun inspanningen, bieden wij een traktatie aan. Dit kan een petit four zijn of celebrations in een kartonnen doosje. Ook kunnen we HiX ballonnen en vlaggenlijnen opsturen zodat deze dag niet ongezien voorbij gaat.
Vragen?
Wilt u medewerkers tips& tricks meegeven over HiX, wilt u andere praktijken ook enthousiasmeren voor HiX of heeft u simpelweg beeldmateriaal nodig voor uw praktijk? Geen vraag is te gek, wij denken graag met u mee!