Medezeggenschap over het dossier

Ann Mertens, hoofdverpleegkundige

Ann Mertens is hoofdverpleegkundige cardiologie en koos ervoor actief mee te werken aan het implementatietraject.

Aan het begin van de implementatie kregen de diensthoofden de vraag of ze het project mee wilden trekken binnen de organisatie. Ik heb meteen toegezegd. Als we dan toch voor verandering gingen, dan wou ik er van in het begin bij zijn. Ik gaf input voor de inrichting van onze werkprocessen. Zo zorgde ik er mee voor dat we oplossingen krijgen waarmee we efficiënt kunnen werken. Ik kreeg de kans zelf voorstellen te doen en mijn visie te geven, wat niet vanzelfsprekend is. De meeste organisaties zouden een project van dit kaliber van bovenaf opleggen.

Betere informatie-uitwisseling Als verpleegkundigen werken we al langer met een vorige versie van HiX (6.1), maar deze implementatie is toch een grote vernieuwing. Doordat er verschillende programma’s in gebruik waren in het ziekenhuis, konden we bepaalde informatie niet inzien, zoals de radiologie-afspraken van de patiënt. Nu elke afdeling vanuit dezelfde werkomgeving vertrekt, is het delen van informatie eenvoudiger. Met een paar kliks zien we alles wat we nodig hebben. Zo worden bijvoorbeeld de ingebrachte materialen nu rechtstreeks op de Spoedgevallen geregistreerd. Wanneer de patiënt bij ons arriveert, zien wij in het dossier meteen of de patiënt een blaassonde heeft, waar de katheter zit, enzovoort.

Overzichtelijker werken Wanneer je met de arts je ronde doet, zie je op het toerblad alles in één keer: feedback van de kinesist, de laatste labowaarden, recentste parameters, vochtinput en -output. Zo weet je meteen hoe het echt met de patiënt gaat. Daarnaast kan je als verpleegkundige gelijktijdig de verslaglegging doen, zonder andere delen van het dossier te moeten openen. Dat is handig voor ons en goed voor de zorg op zich, die we kunnen aanpassen aan de laatste bevindingen. Een ander voordeel is dat we minder zullen scrollen in ons activiteitenplan, dat compacter en overzichtelijker werd. Vroeger kregen we alle gezondheidspatronen van Gordon uitvoerig aangeboden, waarbij bepaalde gegevens meermaals terugkwamen. Dat was heel onhandig, dus werd een selectie gemaakt. We zien nu met één blik op het activiteitenplan welke handelingen we nog moeten doen.

Motivatie Door de ongelukkige timing met corona moesten we de medewerkers extra motiveren voor deze verandering. Ook wie onzeker was, moest helemaal mee zijn. Dat doe je door de voordelen van de nieuwe software duidelijk te maken en de eindgebruikers goed op te leiden. Hoe meer je in het EPD werkt, hoe vlotter het gaat: na een paar weken lijkt het alsof je nooit iets anders gedaan hebt. Toen we tien jaar geleden met het elektronisch dossier startten, was er ook wat ongerustheid. Maar ik ben er zeker van dat het net als toen allemaal wel zal loslopen.

Collega’s bijstaan Zelf heb ik natuurlijk veel gelegenheid gehad om te oefenen in het programma. Voor veel collega’s is het nieuw en misschien nog een beetje overdonderend. Het is dus belangrijk hen zo veel mogelijk bij te staan. Ik maakte bijvoorbeeld een brochure waarin de belangrijkste processen stap voor stap staan uitgelegd. De eerste dagen na de livegang zal ik extra aanwezig zijn om ondersteuning te bieden. De artsen starten voor het eerst met HiX. Zij hebben ook hun opleidingen gehad, maar het zal nog even aanpassen zijn om nu bijvoorbeeld de aanvragen volledig digitaal te doen. Daarom heb ik ook mijn team opgeleid om de artsen op onze dienst hierbij te kunnen ondersteunen. Er is veel engagement op mijn afdeling: de collega’s komen vroeger of blijven wat langer om te oefenen en ze stellen veel vragen. Blijven verbeteren Intussen gaat alles gewoon door: de patiëntzorg komt nog altijd op de eerste plaats en daaruit volgt het dossierwerk. Voor patiënten verandert er niet onmiddellijk iets. Dat komt pas later, wanneer we bijvoorbeeld de voorbereidende vragenlijsten bij bepaalde onderzoeken, die we nu nog op papier aanbieden, digitaal kunnen laten invullen met een tablet of thuis via het portaal. Er verandert natuurlijk continu heel veel, zeker in de informatica. Ook wanneer we al live zijn met het nieuwe HiX, zullen er nog geregeld aanpassingen gebeuren. Dat is ook logisch: het kan altijd nog beter. Daarbij kunnen we ook zelf onze suggesties doen en worden die waar mogelijk doorgevoerd.