“Het beste voor de patiënt en voor onze medewerkers”

Jasmien Van Beylen, staflid verpleging

Staflid verpleging Jasmien Van Beylen stond in voor de inrichting van diverse oplossingen in het nieuwe dossier. Dat was een hele uitdaging, die ze samen met haar collega’s tot een goed einde heeft gebracht.

Zo’n 4,5 jaar geleden ging ik als verpleegkundige aan de slag in Ziekenhuis Geel, dat toen al op verschillende afdelingen met HiX 6.1 werkte. Zelf leerde ik het EPD van ChipSoft dus eerst in de praktijk kennen. Als staf verpleging werd ik nauw betrokken bij de implementatie van het nieuwe HiX 6.2. Ik stond mee in voor de inrichting van agendabeheer, document (brieven), poliklinische consultsjablonen en het verpleegkundig dossier.

De werkgroepen volgden elkaar snel op en het was voor mij een uitdaging om het overzicht te bewaren. Ik ben redelijk perfectionistisch en wil alles goed doen. Gelukkig stond ik er niet alleen voor, maar kon ik rekenen op heel veel collega’s die aanspreekpunten waren voor eigen processen. En niet te vergeten, ook onze IT-afdeling was steeds beschikbaar voor vragen – waarvoor dank!

Focus op zorg Met deze implementatie hebben we de nieuwste versie van HiX met standaard content geïmplementeerd. Het elektronisch dossier werd zo goed mogelijk in de gehele organisatie geïntegreerd. Zo’n 90% van onze zorgregistraties is afgedekt door de standaard content, en ongeveer 10% hebben we zelf ingericht om onze eigen werkprocessen ten goede te komen. De implementatie bood ons meteen ook de kans die processen onder de loep te nemen en te beslissen wat we zouden meenemen en achterlaten. Daarbij hebben we rekening gehouden met het ideaal van ‘LEAN’ procesvoering die de focus terugbrengt naar de zorg.

De meerwaarde van HiX Een elektronisch dossier heeft een grote meerwaarde, of je nu een klein, middelgroot of groot ziekenhuis hebt: alle informatie rond de patiënt ligt vast en het dossier ‘reist’ met de patiënt mee doorheen de zorginstelling. Dat bevordert naast de kwaliteit van de zorg ook de patiëntveiligheid. Elke zorgverlener heeft een actueel dossier waarin hij/zij kan bouwen op de bevindingen van anderen. Intercollegiaal gaan we gemakkelijker gegevens uitwisselen zodat de overdracht beter wordt en we de fouten die een verouderd dossier met zich meebrengt, kunnen voorkomen. HiX geeft ons een totaalbeeld van de patiënt, zodat we die de juiste zorg kunnen aanreiken. Voor de artsen is HiX een totale ommekeer. Zij werkten nog niet met een ander elektronisch dossier en zien hun registraties dus het hardst veranderen, maar ze gaan er ook het meeste op vooruit. In de naslag van de patiënt zullen ze vanaf nu bijvoorbeeld een volledig dossier krijgen van de patiënt met de verslagen van andere disciplines – niet alleen artsen maar ook bijvoorbeeld diëtisten en psychologen. De meeste artsen staan wel positief tegenover de verandering, maar het wordt even wennen.

De patiënt bij de zorg betrekken Ook voor de patiënt betekent de implementatie een vooruitgang. Als die in de dagelijkse processen niet meteen iets merkt, zal dat over een aantal maanden wel het geval zijn bij de ingebruikname van het Zorgportaal. Vanaf dan kan de patiënt zelf zijn eigen dossier raadplegen en is hij beter op de hoogte over de eigen behandeling. Ik kijk hier zelf echt naar uit. Maar we pakken het stap voor stap aan: eerst het dossier, dan pas het portaal.

Vertrouwen geven met informatie Ik denk dat er bij elke grote verandering een beetje angst voor het onbekende speelt: elke vernieuwing wekt (in de beginfase) vragen en onduidelijkheid op. Om die weg te nemen, is het een kwestie van voldoende informatie verschaffen en ervoor zorgen dat iedereen notie heeft van alles wat hij/zij nodig heeft. Daarom leggen we alles duidelijk uit, als het nodig is meerdere keren. Het is belangrijk dat we ons nu allemaal inwerken in het dossier om er ten volle van te kunnen profiteren. Wanneer dan de volgende coronagolf eraan komt, zijn we met HiX sneller op de hoogte van de patiëntgegevens en hoeven we alle gegevens maar één keer in te voeren. Implementeren in crisistijd Corona heeft het ons niet gemakkelijk gemaakt. Sommige collega’s vielen uit, zodat er meer druk op de schouders van andere projectmedewerkers terechtkwam. We moesten via Skype overleggen en opleiden. Normaal gezien zouden we eind vorig jaar al live gaan, maar toen waren de coronacijfers opnieuw volop aan het pieken. Het uitstel tot januari gaf ons de nodige ademruimte. Ik hoop echt dat corona niet nog meer roet in het eten komt strooien. Continu leerproces Het hele project was en is een leerschool, waarbij ik me ging verdiepen in aspecten van het zorgtraject die voor mij onbekend waren. Ook was het verrassend om verpleegkundige taken zoals een pilletje toedienen, een prik geven of een wonde verzorgen anders te bekijken. Het was een ontdekking voor mij om te zien hoe veel erbij komt kijken om die ‘eenvoudige’ taken in te bouwen in de software. Nu we echt van start kunnen met het dossier, is dat een opluchting. Maar ons leertraject gaat ook na de livegang gewoon door. We willen niet alleen het beste voor onze patiënten, maar ook voor onze medewerkers. Daar blijven we altijd aan werken.