“Uitdagingen maken het interessant”

Karl Hanegreefs, IT-beheerder

Karl Hanegreefs is IT-beheerder in Ziekenhuis Geel en had verscheidene belangrijke taken in deze implementatie. Hij kijkt terug op een bewogen project.

Het is best heftig geweest. We hadden al een strakke planning, en toen kwam COVID roet in het eten strooien. Omdat het project bijna twee maanden stillag, moest daarna heel veel gebeuren op korte termijn terwijl iedereen sowieso al druk bevraagd was. Tijdens de hectische tweede coronagolf heeft het ziekenhuis besloten de livegang toch met enkele maanden uit te stellen. Maar nu staan we er en zijn we helemaal klaar voor HiX.

Remote projectvoeren Als IT-beheerder had ik verschillende taken: ik zat in de stuur- en regiegroepen en was verantwoordelijk voor de koppelingen met de verschillende servers en toestellen. Samen met projectleider Walter Claessens hield ik mee het overzicht over alle werkgroepen, zodat alle deeltrajecten mooi op elkaar aansluiten. De coördinatie was een hele uitdaging, maar het was leuk veel mensen binnen en buiten de organisatie (beter) te leren kennen. Onverwacht had de ‘remote’ werkwijze ook voordelen. Tijdens HETs (HiX Expert Trainingen) kon snel een extra consultant ingeschakeld worden om een vraag te beantwoorden. Omdat er geen consultant naast hen stond, waren de eindgebruikers ook meer geneigd actief te participeren en zelf zaken uit te proberen. De digitale communicatie verloopt steeds beter, al is het natuurlijk nog altijd prettiger persoonlijk te overleggen.

Positieve impact van integratie We kunnen er 100% zeker van zijn dat het EPD voor een grote verbetering zal zorgen. De impact is sowieso enorm. Voorheen hadden we op zichzelf staande oplossingen in gebruik op verschillende diensten. Hoewel sommige eindgebruikers al langer met HiX werken, is dit toch een grote aanpassing. We gaan over op een nieuwe versie van de software (HiX 6.2) met standaard content, die we dit keer ziekenhuisbreed uitrollen. De integratie is hoe dan ook het belangrijkste voordeel van deze implementatie. Met één algemeen EPD ziet iedereen in het ziekenhuis dezelfde patiëntgegevens. De wisselwerking tussen artsen, verpleegkundigen en secretariaat verloopt onmiddellijk. Artsen hoeven geen telefoontjes meer te doen om elkaar een vraag te stellen. Ze hebben elke dag een up-to-date verpleegkundig dossier voor elke patiënt en weet meteen wat er moet gebeuren. Vroeger moesten zorgverleners soms wel drie of vier verschillende toepassingen openen om alles in te zien. Nu kunnen ze met een paar klikken dadelijk bij de informatie die ze nodig hebben. Dat vertaalt zich in een hogere efficiëntie en betere patiëntzorg.

Van zelfbouw naar standaard content Voorheen hadden we afzonderlijke zelfbouwmodules op maat van wie ermee werkte. Dat gaf ons de vrijheid de functionaliteit aan te passen aan de voorkeuren van de eindgebruikers in kwestie: de pijnkliniek, de spoedafdeling, verpleegkundigen… Met de standaard content moet iedereen wat water bij de wijn doen. We hebben hier en daar onze werkwijze aangepast en ChipSoft is ons op andere plekken tegemoet gekomen. We hebben overal goede compromissen en oplossingen bereikt.

Voordelen Eindgebruikers die initieel soms wat twijfelachtig tegenover de standaard content stonden, zien intussen ook de voordelen in. Eens ze zelf zagen hoe aanpasbaar het EPD toch nog is aan de eigen voorkeuren en werkprocessen, waren ze snel overtuigd om daarmee aan de slag te gaan. De eindgebruikersopleidingen hebben gezorgd voor een beter begrip en een grotere betrokkenheid in het hele ziekenhuis.

Applicatiebeheer en keyusers De standaard content verlaagt de beheerlast voor ons, omdat ChipSoft het onderhoud ervan op zich neemt. Ook intern gaan we het applicatiebeheer anders organiseren. Twee beheerders staan in voor de softwarematige ondersteuning, de rest van de IT-dienst neemt andere taken op zich – denk aan het installeren van de software, het onderhoud van de servers en koppelingen. We hebben HiX keyusers in de organisatie, die zich echt verdiept hebben in de software en heel bedreven zijn. Zij maken bijvoorbeeld afsprakensjablonen aan. Het is echt fijn dat het beheer niet meer louter bij IT ligt, maar ook bij verpleegkundigen, diëtisten, secretariaatsmedewerkers, noem maar op. Betrokkenheid Er heerst een gezonde stress en anticipatie in de organisatie. Iedereen heeft hard gewerkt en het project is een boeiende leerschool geweest voor ons allemaal. Het was een uitdaging, en uitdagingen maken het leven interessant. Gezien de omstandigheden kunnen we des te trotser zijn dat we samen de eindmeet gehaald hebben. En er komen alweer nieuwe uitdagingen op ons af. Over een aantal maanden gaan we het Zorgportaal lanceren, waarmee we de communicatie vereenvoudigen en externe zorgverleners en de patiënt bij de zorg betrekken.